Одна из главных проблем в управлении бухгалтерией является непонимание руководителем сложных бухгалтерских таблиц и программ. Руководитель не знает, на что смотреть в отчетах, чтобы проверить работу бухгалтера. А без должного контроля бухгалтерии бизнес сильно рискует. Это подтверждает и статистика: 95% выездных налоговых проверок заканчиваются доначислениями и штрафами. В 2022 году компаниям пришлось заплатить в бюджет в среднем 47 млн рублей после проверки.
Сергей Кравченко, основатель Первой Экспертной Бухгалтерии, рассказал о самых распространенных ошибках руководителя в управлении бухгалтерией, к чему они могут привести и как решить проблему.
Ошибка № 1. Бизнес — отдельно, бухгалтерия — отдельно
Часто в компании бухгалтерия существует автономно от остального бизнеса, и директор уделяет ей внимание по остаточному принципу. Почему директор пристально контролирует отдел продаж, маркетинга, логистики, производства, а работу бухгалтерии проверяет редко? Всё просто: представление о том, что именно должен делать бухгалтер и как измерить эффективность его работы, у руководителя довольно размытое.
Как решить: проблему отсутствия контроля легко решает регулярный аудит бухгалтерии. Не обязательно заказывать масштабную проверку, иногда достаточно привлечь одного стороннего эксперта и проверить бухгалтерский и налоговый учет за определенный период работы. Если выявили ошибки — вы успеете исправить их раньше, чем у ФНС появятся вопросы.
Как правило, отчеты о результатах аудита пишут на понятном для руководителей языке, так что вы точно узнаете, что не так в работе вашей бухгалтерии, и над чем стоит поработать. Кроме аудита вы также можете самостоятельно проводить чек-ап бухгалтерии: запрашивать документы, просить отчитаться о промежуточных этапах работы, уточнять цифры и т. д.
В любом случае, вы должны четко понимать:
- Чем занимается отдел бухгалтерии сейчас?
- Какой план работы у бухгалтера на месяц?
- Какой должен быть результат работы бухгалтера?
- Как можно проверить и по каким критериям оценить качество работы?
- Какие точки контроля у вас есть для контроля бухгалтерии?
Ошибка №2. Неверно поставлены цели и задачи
Что должен делать бухгалтер? Вносить первичку в базу, вести учет и вовремя отчитываться? Если вы так считаете, то у меня для вас две новости. Плохая — вы недооцениваете бухгалтерию. Хорошая — вы только что нашли точку роста, и с помощью бухгалтерии вы сможете найти резервы для дополнительной прибыли и повысите эффективность бизнеса в целом.
Как решить: поставьте перед бухгалтером новые задачи, составьте план его работы, который будет учитывать интересы бизнеса. Например:
- Отражать деятельность компании в реальном времени. У вас должна быть возможность в любой момент зайти на нужную вкладку в 1C и проверить остатки на расчетных счетах и в кассе.
- Проверять контрагентов перед подписанием договора. Вы должны быть уверены в его благонадежности, и в том, что ФНС не заподозрит вас в сделках с техническими компаниями.
- Предоставлять регулярные ежемесячные отчеты по доходам и расходам, уплаченным налогам. Так вы сможете видеть актуальную финансовую картину компании.
- Проводить регулярные сверки расчетов с контрагентами. Вы увидите: есть ли кассовые разрывы, насколько критична дебиторская и кредиторская задолженность.
- Оптимизировать налоги. Да-да, это тоже забота вашего бухгалтера. Включите в его задачи снижение налоговой нагрузки и поиск резервов для оптимизации НДС, налога на прибыль и страховых взносов.
Ошибка №3. У руководителя нет данных
Часто ли вы слышите отказ бухгалтера в ответ на просьбу назвать конкретные или хотя бы приблизительные цифры? Если да, то пора перестраивать взаимодействие с сотрудником или искать нового.
Без данных невозможно проконтролировать работу бухгалтера, и ответы по типу «отчитываться только 25 августа, вот тогда и посчитаем» вас устраивать не должны.
Как решить: опять и снова — настаивайте на регулярной отчетности. Если бухгалтер не предоставляет данные, закажите аудит.
Ошибка №4. У бухгалтера нет регулярной аттестации и повышения квалификации
Законодательство меняется и каждый месяц выходят новые законы, поправки, вводятся новые формы отчетности. Яркий пример — введение с 2023 года единого налогового счета, что в корне изменило процесс уплаты денег в бюджет. Кроме того, сейчас в стране действует более 400 мер господдержки, и у каждой льготы и субсидии свои условия и требования.
От квалификации бухгалтера зависит, получит компания штрафы или сможет воспользоваться преференциями от правительства.
Как решить: отправляйте бухгалтера на обучение за счет компании. Чтобы отслеживать все изменения в бухгалтерии, сотрудник должен регулярно проходить курсы повышения квалификации.
Если не хотите тратиться на обучение, рекомендую отдать предпочтение бухгалтерии на аутсорсинге. Крупные компании, предлагающие бухгалтерское обслуживание, как правило, проводят постоянную аттестацию своих специалистов.
Ошибка №5. Безоговорочное доверие к бухгалтеру
Конечно, своему сотруднику нужно доверять — но и проверять надо тоже.
У нас есть реальные кейсы о том, как один бухгалтер увел базу, другой переводил деньги на счет сторонней организации, третий — фиктивно устроил на работу родственников и выплачивал им зарплаты. Компаниям такие недобросовестные сотрудники обошлись дорого: суды и восстановление базы — только верхушка того бардака, который оставляют после себя мошенники.
Как решить: обязательно выработайте правила безопасности при работе с бухгалтером:
- главный ключ доступа от бухгалтерских программ всегда должен быть только у руководителя;
- всю работу бухгалтер должен выполнять на рабочем компьютере или ноутбуке;
- никогда не предоставляйте бухгалтеру пустые бланки с подписями;
- проводите регулярный аудит бухгалтерии.
Итак, ТОП-5 самых частых ошибок при организации работы с бухгалтерией. Если хоть в одной истории вы узнали себя, лучше не рискуйте и поменяйте подход к управлению. Результаты того стоят: вы сможете не только обезопасить компанию от проблем с налоговой, но и сделать бухгалтерию инструментом для оптимизации и роста бизнеса.